Berbeda dengan Scientific Management, Administrative and Behavior Management memusatkan perhatian pada organisasi secara keseluruhan. Mereka mengembangkan teori-teori yang lebih umum mengenai apa yang dilakukan para manajer dan apa yang membentuk praktik manajemen yang baik. Beberapa ahli teori terkemuka di balik pendekatan Administrative and Behavior Management antara lain adalah Henry Fayol, Hugo Munster, Max Weber, Elton Mayo, Chester Barnard, Hugo Munsterberg, serta Mary Parker Follett.

1. Administrative Management

Administrative management tumbuh akibat dari kebutuhan dalam mencari panduan dalam mengatur organisasi yang komplex.  Penemu manajemen klasik adalah Fayol, bukan karena dia yang pertama kali menemukan perilaku manajerial melainkan dia yang pertama kali mensistemkannya. Kesuksesan Fayol bukan disebabkan oleh kemampuan personalnya melainkan terhadap metode yang digunakannya.

a. Henry Fayol

Fayol menulis selama periode waktu yang sama dengan Taylor. Ketika Taylor berkonsentrasi pada manajer lini pertama dan metode ilmiah, perhatian Fayol ditujukan pada aktivitas dari semua manajer. Fayol menulis berdasarkan pengalaman pribadi sebagai seorang praktisi karena dia adalah direktur pelaksana sebuah perusahaan tambang batu bara terbesar di Perancis. Fayol menyusun 14 prinsip manajemen sebagai aturan atau kaidah dasar manajemen yang dapat diterapkan pada semua situasi organisasi, yaitu meliputi:

1)      Pembagian kerja. Spesialisasi meningkatkan output dengan membuat para karyawan menjadi lebih efisien.

2)      Wewenang. Para manajer harus mampu memberi perintah. Wewenang member mereka hak tersebut. Namun, bersama dengan wewenang, melekat pula tanggung jawab.

3)      Disiplin. Para karyawan harus menaati dan menghormati peraturan-peraturan yang mengatur organisasi itu.

4)      Kesatuan komando. Setiap karyawan harus menerima perintah dari satu orang atasan saja.

5)      Kesatuan arah. Organisasi harus mempunyai rencana tindakan tunggal untuk membimbing manajer dan pekerja.

6)      Mengesampingkan kepentingan individu dan mengedepankan kepentingan umum. Kepentingan satu karyawan atau sekelompok karyawan tidak boleh lebih didahulukan daripada kepentingan organisasi itu secara keseluruhan.

7)      Remunerasi: gaji harus adil dan memberikan kepuasan kepada karyawan dan perusahaan

8)      Sentralisasi: pengambilan keputusan, wewenang

9)      Rantai skalar: rantai kekuasaan dari kekuasaan tertinggi sampai terendah

10) Keteraturan: posisi orang harus diatur (a place for everyone and everyone in his place)

11)  Keadilan: gaji, status, fasilitas

12)  Stabilitas: karyawan perlu menyesuaikan diri pada tugas dan lingkungannya

13)  Insitiatif: perlu adanya kreativitas dari anggota organisasi

14)  Esprit de corps: spirit teamwork, pemeliharaan hubungan personil

Enam kegiatan manajemen yang dilakukan oleh Fayol:

Lima faktor dasar pengendalian oleh Fayol:

Metode pengendalian untuk pelaksanaan fungsi pengendalian (Fayol):

• Pembuatan berbagai jenis rencana, anggaran, dan lainnya.
• Penempatan pengendali (controller) sebagai metode pengontrolan
• Pengukuran waktu sebagai suatu pengendalian dan rencana
• Pemanfaatan dan pembuatan gambar organisasi sebagai langkah penyesuaian, kontrol, perintah, penyusunan organisasi
• Pengadaan pertemuan sebagai suatu langkah penyesuaian

b. Max Weber

Weber adalah seorang ahli sosiologi Jerman yang mempelajari kegiatan organisasi. Weber, yang menulis pada awal tahun 1900-an, mengembangkan sebuah teori struktur wewenang dan hubungannya. Weber menggambarkan suatu tipe ideal organisasi yang disebutnya birokrasi, yaitu bentuk organisasi yang dicirikan oleh pembagian kerja, hierarkhi yang didefinisikan dengan jelas, peraturan dan ketetapan yang rinci, dan sejumlah hubungan yang impersonal. Weber menyadari bahwa birokrasi ideal itu tidak ada dalam realita. Dia memaksudkannya sebagai landasan untuk berteori tentang bagaimana pekerjaan itu dapat dilakukan dalam kelompok yang besar. Teorinya menjadi contoh desain structural model bagi banyak organisasi besar sekarang ini. Birokrasi sebagaimana dilukiskan oleh Weber amat mirip ideologinya dengan manajemen ilmiah. Keduanya menekankan rasionalitas, prediktabilitas, impersonalitas, kemahiran teknik, dan otoritarianisme. Meskipun tulisan-tulisan Weber itu kurang operasional dibanding Taylor, fakta bahwa tipe idealnya yang masih mampu menggambarkan banyak organisasi kontemporer memberikan bukti masih pentingnya karya Weber itu.

Karakteristik Organisasi Birokrasi:

1) Peraturan dan Prosedur

Organisasi dan bagian-bagiannya, satu sama lain terikat peraturan. Ada Standard Operating Procedure (SOP) àOrganisasi jadi rutin, predictable, realibel àpersonil saling percaya, klien juga percaya terhadap organisasi

2) Spesialisasi dan Pembagian Pekerjaan

Pembagian kerja jelas, otoritas seimbang dengan tugas yang dibebankan

3) Hirarkhi Otoritas

Menganut prinsip hirarkhi: bagian yang rendah diatur dan dikontrol oleh tingkat yang lebih tinggi (chain of command)

4) Karyawan Kompeten

Dasar seleksi anggota organisasi adalah kompetensi teknis

5) Keterpisahan Pemilik – Kepemimpinan Organisasi

Pemisahan à organisasi menjadi bersifat impersonal, sehingga bisa efisien

6) Keterpisahan milik Individu – milik Organisasi

Pemisahan à tindakan bisa objektif, relevan terhadap tugas, tidak melayani kepentingan pribadi

7) Penggunaaan dokumen tertulis

Penggunaan dokumen tertulis untuk kegiatan, aturan, keputusan

2. Human Relation

Pada era ini, produktivitas dan efisiensi dipandang bukanlah hanya permasalahan dari keteknikan. Pendekatan klasik tidak dapat menghasilkan efisiensi produksi dan tempat kerja yang nyaman. Untuk itu, manager perlu adanya perhatian terhadap sisi manusianya (sosiologi dan psikologi).

a. Elton Mayo dan kawan-kawan (Hawthorne Studies)

Hawthorne Studies merupakan sekelompok studi yang diselenggarakan pada Western Electric Company di Cicero, Illinois. Studi itu, yang semula dimulai pada tahun 1924 tetapi pada akhirnya diperpanjang dan dilanjutkan sampai awal tahun 1930-an, semula dirancang oleh para insinyur teknik industri Western Electric sebagai percobaan di bidang manajemen ilmiah. Mereka ingin mempelajari pengaruh berbagai macam tingkat penerangan (lampu) terhadap produktivitas pekerja. Kelompok kontrol dan eksperimen pun ditetapkan. Kelompok eksperimen itu dikenai berbagai macam intensitas penerangan sementara kelompok kontrol bekerja di bawah intensitas penerangan yang tetap. Hasilnya mereka menemukan bahwa ketika tingkat cahaya itu dinaikkan dalam kelompok eksperimen, output kelompok itu meningkat. Para insinyur itu terkejut, sewaktu tingkat cahaya itu diturunkan dalam kelompok eksperimen, produktivitas terus meningkat dalam kelompok itu. Penurunan produktivitas yang diamati dalam kelompok eksperimen hanya terjadi ketika tingkat penerangannya dikurangi sampai seterang malam terang bulan. Para insinyur itu tidak dapat menjelaskan apa yang mereka saksikan, tetapi menyimpulkan bahwa intensitas penerangan tidak berhubungan langsung dengan produktivitas kelompok dan sesuatu yang lain pasti telah menyebabkan hasil itu. Walaupun begitu, mereka belum mampu menunjukkan apakah “sesuatu yang lain” itu.

Pada tahun 1927, para insinyur Western Electric meminta Profesor Elton Mayo dari Harvard serta rekan-rekannya untuk bergabung dengan kajian tersebut sebagai konsultan. Begitulah dimulainya hubungan yang akan berlangsung selama tahun 1932 dan mencakup banyak percobaan dalam mendesain ulang jabatan, mengubah lamanya jam kerja dan hari kerja dalam seminggu, memperkenalkan periode istirahat, dan menyusun rancangan upah individu versus rancangan upah kelompok. Misalnya salah satu percobaab dirancang untuk mengevaluasi pengaruh system pembayaran insentif kerja kelompok pada produktivitas kelompok. Hasilnya mengindikasikan bahwa rancangan insentif itu lebih sedikit pengaruhnya terhadap output pekerja disbanding tekanan kelompok, penerimaan kelompok serta rasa aman yang menyertainya. Para peneliti menyimpulkan bahwa norma-norma sosial atau standar kelompok merupakan penentu utama perilaku kerja karyawan. Elton Mayo menyimpulkan bahwa perilaku dan sentimen itu erat kaitannya, bahwa pengaruh kelompok sangat besar dampaknya pada perilaku individu, bahwa standar kelompok menetapkan hasil kerja masing-masing karyawan, dan bahwa uang tidak begitu menjadi faktor penentu output biola dibandingkan dengan standar kelompok, sentimen kelompok, dan rasa aman. Kesimpulan-kesimpulan itu berakibat pada penekanan baru terhadap faktor perilaku manusia sebagai penentu bagi berfungsinya organisasi dan pencapaian sasaran organisasi tersebut.

b. Chester Barnard

Menurut Barnard, manajer yang sebenarnya yang berpikir rasional adalah sistem sosial yang memerlukan kerjasama. Dia meyakini pekerjaan manajer adalah mengkomunikasikan dan menstimulasi tingkat usaha karyawan yang tinggi. Barnard merupakan orang pertama yang mengemukakan pendapat bahwa organisasi adalah sistem yang terbuka. Barnard juga mengemukakan bahwa sebuah perusahaan dapat beroperasi secara efisien dan dapat bertahan hanya ketika terdapatnya keseimbangan antara tujuan organisasi dan kebutuhan seseorang dalam bekerja. Untuk memastikan hal tersebut tercapai, perusahaan harus mempergunakan kelompok-kelompok informal

c. Hugo Munsterberg

Munsterberg menciptakan bidang psikologi industri, yaitu penelitian ilmiah yang mempelajari orang-orang di tempat kerja. Dia menganjurkan penggunaan tes psikologi untuk seleksi karyawan, konsep teori pembelajaran untuk pelatihan karyawan, dan mengkaji perilaku manusia untuk memotivasi karyawan.

d. Mary Parker Follett

Menurut Follett, yang pertama harus disadari adalah bahwa organisasi dapat dipandang dari perspektif perilaku individu dan kelompok. Dia mengusulkan ide yang lebih berorientasi pada orang dibandingkan penganut manajemen ilmiah. Selain itu menurutnya berpikir organisasi harus berdasarkan pada etika kelompok.

3. Behavioral Sciences

Hubungan kemanusiaan merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi produktivitas dan efisiensi. Pendekatan perilaku menunjukkan bahwa perilaku individu bukan hanya sekedar merupakan fungsi dari imbalan ekonomis saja melainkan merupakan suatu produk yang kompleks dari kepribadian individu dan lingkungan atau iklim organisasi dimana seorang bekerja.

a. Teori awal: Kurt LEWN

Kontribusi utama Lewin adalah ide tentang “field theory”. Teori ini menghubungkan mausia dengan lingkungannya. Model yang dikembangkannya adalah sebagai berikut:

B = f (P,E)

B =  kepribadian individu

P =  lingkungan

E =  iklim organisasi

Rensis LIKERT: Sistem 4

Sistem 1: Exploritave Authoritative

• Pemimpin menentukan dan memerintahkan semua hal
• Standard, metode dan hasil kerja ditentukan pimpinan
• Kegagalan mencapai tujuan yang ditetapkan oleh pimpinan, diancam dengan hukuman

Sistem 2: Benevolent Authoritative

• Pimpinan masih tetap sumber keputusan dan perintah, tetapi bawahan diperbolehkan memberikan komentar
• Bawahan memperoleh sejumlah kebebasan untuk menyelesaikan tugas dalam batas-batas (limitasi) yang telah ditentukan

Sistem 3: Consultative

• Pimpinan mengambil keputusan dan mengeluarkan perintah setelah didiskusikannya dengan bawahan
• Pimpinan dapat memutuskan bagaimana melaksanakan tugas mereka

Sistem 4: Participative

• Tujuan dan keputusan-keputusan yang berkaitan dengan tugas ditentukan secara bersama-sama dalam kelompok

b. Kontribusi Rensis LIKERT

Rensis LIKERT mengemukakan bahwa organisasi yang efektif mendorong para supervisor untuk memusatkan perhatian utama mereka agar mengupayakan terbentuknya kelompok kerja yang efektif dengan tujuan yang menantang. Yang menjadi poin penting bagi likert adalah motivasi karyawan dan membangun struktur organisasi sedemikian rupa sehingga bisa membangkitkan motivasi kerja karyawan.

c. Teori X dan Y Mc Gregor

Teori X berpandangan bahwa kebanyaka manusia tidak menyenangi kerja dan tidak menyenangi tanggung jawab, serta lebih suka diperintah. Oleh karena itu kebanyakan manusia harus diawasi secara ketat dalam bekerja, dan dipaksa untuk mencapai sasaran organisasi. Di sisi lain, Teori Y beranggapan bahwa manusia dimotivasi oleh hasrat untuk melakukan pekerjaan dengan baik, dan oleh adanya kesempatan untuk bersahabat dengan orang lain bukan karena hanya dimotivasi oleh finansial.

Teori X Setiap orang pada dasarnya malas, mereka senang bermalas-malasan dan senang tidak mengerjakan apapun Setiap orang pada umumnya bekerja demi uang serta ganjaran atau penghargaan yang berupa status Kekuatan yang menahan orang tetap produktif adalah ketakutan kalau-kalau pangkatnya diturunkan atau dipecat dari pekerjaannya Setiap orang pada dasarnya tidak lebih dari anak kecil yang berukuran besar, mereka secara alamiah bergantung pada pimpinan Setiap orang mengharapkan dan bergantung pada pengarahan dari atasan; mereka tidak berkeinginan untuk memikirkannya sendiri Setiap orang membutuhkan petunjuk, contoh dan latihan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik Setiap orang membutuhkan supervisor ang mengamati mereka dari dekat dan memberikan pujian pada hasil yang lebih atau memberikan teguran bagi hasil yang jelek Setiap orang memiliki minat atau perhatian yang kecil pada hal-hal diluar kebutuhan material yang mendesak

Teori Y Setiap orang pada dasarna aktif, mereka memiliki tujuan dan berusaha mencapainya Setiap orang mencari aneka ragam kepuasan dalam pekerjaannya, kebanggan atas prestasi perasaan bahwa mereka berkontribusi, kenikmatan sebagai bagian dari suatu kesatuan Kekuatan yang menahan orang untuk tetap selalu produktif adalah keinginan untuk mencapai tujuan-tujuan pribadi dan social Setiap orang mendambakan ketidaktergantungan pada orang lain, kepuasan pribadi yang mendalam dan tanggungjawab Setiap orang dapat melihat dan merasakan apa yang diperlukan serta sanggup untuk mengalahkan dirinya sendiri Setiap orang memahami dan menyadari apa yang sedang mereka kerjakan, dapat memperbaiki dan mengembangkan metode untuk melaksanakan tugas-tugasnya Setiap orang membutuhkan tumbuhnya perasaan dimana mereka dianggap mampu memikul tanggung jawab Setiap orang berusaha mengisi hidupnya dengan hal-hal yang bermakna

Berdasarkan pada teori Y ini McGregor mengusulkan pendekatan baru dalam organisasi yang disebut sebagai control diri, antara lain adalah:

1. Desentralisasi dan Delegasi
2. Perluasan Pekerjaan
3. Manajemen Partisiatif
4. Manajemen menuju sasaran

d. Kontribusi Chris Argyris

Manurut Argyris organisasi tradisional yang sangat terstruktur akan menghambat kematangan seseorang, sehingga pekerja tidak dapat memanfaatkan potensinya secara penuh. Ada tujuh perubahan dalam kepribadian seseorang yang menggambarkan proses kematangan yang dialaminya, yaitu:

1. Pentingnya aktivitas
2. Ketidaktergantungan
3. Keinginan yang lebih kuat
4. Mampu bertingkah laku dengan cara yang lebih bervariasi
5. Cenderung untuk mempunyai pandangan jauh ke depan
6. pindah dari posisi “subordinate” ke posisi equal
7. Mengembangkan dan meningkatkan kesadaran

e. Kontribusi Katz dan Kahn

Katz dan Kahn memandang organisasi sebagai suatu sistem terbuka. Ada tiga pola yang bisa digunakan:

1. Penggunaan imbalan untuk memperkuat munculnya perilaku yang diinginkan
2. Identifikasi pekerjaan
3. Internalisasi dari tujuan-tujuan organisasi, dimana pekerja menganggap tujuan organisasi sebagai tujuannya

f. Teori Kebutuhan Maslow

Seseorang dimotivasi tidak hanya oleh insentif tetapi juga oleh hirarki kebutuhannya tergantung pada posisi orang tersebut dalam organisasi. Tingkat yang paling rendah adalah fisiologis dan ang paling tinggi adalah aktualisasi diri. Maslow mwmbagi menjadi 5 peringkat berikut ini:

1. Fisiologis, kebutuhan akan makan, minum, tempat tinggal, dan bebas dari rasa sakit
2. Keselamatan dan kesehatan, kebutuhan akan kebebasan dari ancaman, yaitu aman dari ancaman kejadian atau lingkungan dan kebutuhan akan perlindungan dari bahaya baik bahaya fisik maupun bahaya kehilangan pekerjaan
3. Rasa memiliki, kebutuhan akan teman, kasih sayang, perasaan diterima dan saling memiliki dalam suatu kelompok
4. Penghargaan, kebutuhan akan penghargaan diri dan orang lain, ehormaan, reputasi, dan prestasi
5. Aktualisasi diri, kebutuhan untuk mengaktualisasi diri dengan memaksimumkan penggunaan

Selain itu Aldefler mengemukakan teori motivasi yang hampir mirip dengan Maslow. Kesamaan teori ini dengan Maslow adalah keduanya mengakui setiap indivisdu memiliki kebutuhan. Secara hierarkis, kebutuhan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Existance (eksistensi), adalah kebutuhan yang dipuaskan oleh faktor-faktor makan,minum, upah, tunjangan, dan kondisi kerja
2. Relatedness (keterkaitan), adalah kebutuhan yang dipuaskan oleh adanya hubungan social dan hubungan antar pribadi yang bermanfaat
3. Growth (pertumbuhan), kebutuhan yang dipuaskan dengan kemampuan individu membuat suatu kontribusi yang produktif

g. Teori Dua Faktor Hezberg

Dua faktor itu adalah faktor yang membuat orang merasa tidak puas dan faktor yang membuat orang merasa puas. Penelitian awal Hezberg menghasilkan dua kesimpulan mengenai dua teori tersebut seperti disajikan pada gambar di bawah ini.

h. Teori Kebutuhan McCelland

Ia berpendapat bahwa banyak kebutuhan yang diperoleh dari kebudayaan. Tiga dari kebutuhan yang dipelajari (learned needs) ini adalah:

1. Kebutuhan berprestasi
2. Kebutuhan berafiliasi
3. Kebutuhan berkuasa

McCelland Mengusulkan bahwa tidak ada lagi tingkat kebutuhan yang lebih rendah. Akantetapi, kebutuhan prastasi dan kekuasan tidak identik dengan motivatornya Hezberg, atau kebutuhan tingkat yang lebih tinggi dari Maslow atau kebutuhan pertumbuhan menurut Alderfer, tetapi semuanya memiliki kesamaan. Perbedaan utama antara keempat teori tersebut adalah McCelland menekankan kebutuhan penerimaan social; Maslow mengutarakan sistem hierarki kebutuhan yang statis: Alderfer menyajikan pendekatan tiga klasifikasi kebutuhan yang fleksibel dan Hezberg membahas faktor-faktor ekstrinsik dan intrinsik.