APA ITU LEAN ?

Belakangan ini lean thingking mulai banyak diterapkan di perusahaan manufaktur seperti Toyota, begitu pula dengan industri manufaktur lainnya seperti Boeing untuk meningkatkan value added dengan menerapkan prinsip lean. Dengan demikian prinsip lean thinking ini sudah tidak diragukan lagi keberadaannya.

Perusahaan yang lean (ramping atau tidak boros) adalah perusahaan yang menciptakan aliran kontinu baik itu dalam proses manufaktur maupun proses pelayanan. Inti dari organisasi yang lean adalah mempersingkat waktu yang dibutuhkan mulai dari material datang hingga menjadi finished goods (barang dan jasa). Kualitas output yang dihasilkan pun memberikan hasil terbaik dengan harga pokok produksi (hpp) terendah dan waktu pengiriman ke konsumen yang secepat mungkin. Hal ini dilahirkan dari budaya organisasi yang selalu ingin melakukan peningkatan berkelanjutan (continuos improvement).

Ketika perusahaan memiliki suatu masalah berupa gap antara kondisi harapan dan aktual dalam masalah efektifitas dan efisiensi maka salah satu solusinya adalah dengan menerapkan prinsip lean. Gap yang dimaksud bisa disebabkan oleh 7 deadly wastes (Toyota way) yaitu defect, not necessary motion, over inventory, wrong process, not necessary transportation, waiting dan over production.

Seperti diketahui, contoh kasus yang terjadi di Toyota adalah adanya tuntutan untuk membuat beragam kendaraan pada jalur perakitan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Oleh karena itu fleksibilitas menjadi sangat penting. Meskipun perusahaan menekankan effisensi lokal misalnya dengan menyerahkan sebagian komponen untuk di produksi dengan cara sub-cont, namun jika waktu yang dibutuhkan menjadi lebih lama dan kualitas yang didapat tidak maksimal maka akan hal ini akan memperlambat value stream. Akibatnya perusahaan menjadi tidak fleksibel dalam menghadapi kebutuhan konsumennya.

METODOLOGI LEAN

Dalam metodologi Lean, digunakan prinsip Lean thinking yaitu penekanan pada value stream untuk menghilangkan aktivitas–altivitas yang tidak memberikan nilai tambah.  Semua alat-alat pendukung lean seperti quick changeover atau SMED (single minute exchcange dies), standardize work, “pull” system dan alat anti kesalahan seperti autonomation serta pokayoke, merupakan hal yang penting untuk menciptakan produksi yang mengalir.

Metodologi yang diusulkan disini menggunakan dua pendekatan yaitu Technological Knowledge dan Markets Knowledge (Martin, 1994).  Technological Knowledge maksudnya penerapan lean yang dilakukan dengan mempertimbangkan kondisi teknologi yang diterapkan di perusahaan sehingga perusahaan harus mengetahui dimana posisinya saat ini based on technology. Dalam buku Toyota Way, proses ini dilakukan oleh Ohno ketika mempelajari proses yang terjadi di perusahaan Toyota. Dia menemukan bahwa pemborosan yang paling mendasar adalah produksi berlebih karena menyebabkan pemborosan lainnya. Markets Knowledge dilakukan dengan menitikberatkan pada pengetahuan atas keinginan konsumen. Hal apa yang sebetulnya diinginkan oleh konsumen, kepuasan seperti apa yang meraka inginkan, merupakan hal yang harus diketahui oleh perusahaan.

Dengan dua pendekatan ini maka diharapkan usulan metodologi yang diberikan bisa mewakili prinsip lean agar dapat diterapkan di perusahaan. Secara sistematis metodologi yang dilakukan adalah sebagai berikut.

1. Identifikasi Kebutuhan Akan Lean

Langkah awal yang dilakukan perusahaan sebelum menerapkan lean adalah menganalisa apakah perusahaan memerlukan lean dengan melakukan identifikasi kebutuhan konsumen (market research), pesaing, supplier dan kondisi perusahaan (aktual dan harapan). Proses ini sangat penting untuk mengetahui urgensi atas penerapan lean di perusahaan.

2. Penetapan Komitmen Perusahaan Untuk ber-Lean

Berdasarkan analisis tahap pertama jika perusahaan membutuhkan lean maka perusahaan harus commit to lean, artinya tidak hanya internal perusahaan saja yang lean seperti proses manufaktur, pekerja dan budaya organisasi tetapi juga external perusahaan seperti supplier juga harus didorong dan diatur agar mampu ber-lean yang salah satu caranya adalah dengan berkomitmen untuk ber-lean agar tidak memperlambat value stream.

3. Lean Knowledgement

Setelah adanya kesepakatan seluruh stakeholder untuk menerapkan lean, maka seluruh komponen yang terlibat harus mengetahui dan memahami tentang konsep lean baik itu secara definisi maupun kasus-kasus yang berhubungan dengan lean (lean knowledgement).

4. Identifikasi Kondisi Perusahaan Saat ini

Dalam kaitannya dengan implementasi dalam perusahaan, tentunya konsep lean tidak dapat langsung diimplementasikan tanpa mengetahui kondisi perusahaan saat ini. Hal ini perlu, karena jika kondisi existing tidak diketahui dan dipahami dengan baik, sangat mustahil jika ingin melakukan improvement. Bisa saja apa yang diperbaiki sebenarnya bukan masalah yang sesungguhnya. Selain itu tujuan dari pemetaan keadaan saat ini adalah untuk memahami sifat dari proses tersebut sehingga suatu keadaan yang efektif dapat diciptakan di masa mendatang. Identifikasi kondisi perusahaan ini adalah dengan melihat proses bisnis perusahaan khususnya proses operasional perusahaan. Beberapa hal yang diperhatikan dan perlu dilihat dalam perusahaan antara lain:

• Melihat proses produksi dari hulu hingga hilir. Hal ini meliputi jenis operasi apa saja yang berperan di dalamnya dan bahan baku apa saja yang dipakai.
• Melihat kapasitas produksi dan waktu proses operasi (proses produksi) perusahaan.
• Melihat proses bisnis perusahaan baik dari lini manajerial hingga operasional.

5. Identifikasi Tujuan dan Target Perusahaan

Setelah perusahaan mampu mengenali kondisi existing-nya maka langkah selanjutnya adalah membuat tujuan atau target perusahaan tersebut. Target atau tujuan ini merupakan keinginan dari perusahaan untuk dapat mencapai kondisi yang lean, dan target ini setiap satu siklus harus selalu diperbaharui dalam rangka perbaikan yang berkelanjutan (continous improvement). Beberapa tujuan atau target perusahaan yang harus diperhatikan antara lain:

• Menentukan target jangka panjang perusahaan seperti visi dan misi jangka panjang. Biasanya target ini dibuat dalam periode 5-10 tahun ke depan. Pencapaian yang ingin dicapai seperti pencapaian market capital, product positioning dan lain-lain.
• Menentukan target jangka pendek. Target jangka pendek ini biasanya ditujukan pada lini operasional. Target jangka pendek dapat meliputi Kapasitas produksi,  Waktu produksi, dan Jumlah defects (cacat produksi).

6. Pemahaman dan Perancangan Value Stream Perusahaan

Saat perusahaan telah menentukan tujuan-tujuannya secara rinci maka langkah selanjutnya adalah membandingkan antara kondisi saat ini (existing) dengan kondisi yang diinginkan berdasarkan tujuan-tujuan sebelumnya. Gap atau selang antara keinginan dengan kondisi saat ini merupakan masalah yang harus dipecahkan dalam pencapaian kondisi perusahaan yang lean. Untuk dapat mencapai target-target tersebut maka perusahaan harus mampu memetakan aliran nilai dalam semua proses bisnis perusahaan tersebut. Aliran nilai ini dikenal dengan istilah value stream. Berbeda dengan pemetaan kondisi perusahaan pada tahapan sebelumnya, pemetaan value stream kali ini lebih ditekankan pada aliran nilai yang mengalir dari suatu proses (proses produksi) sehingga nantinya dapat dipilah-pilah mana aliran yang memberikan nilai tambah dan mana yang tidak atau bahkan justru memperburuk proses. Contoh dari peta aliran nilai dapat dilihat pada gambar berikut

7. Menghilangkan Pemborosan

Berdasarkan flow chart langkah-langkah praktis penerapan Lean tersebut, maka setelah diidentifikasi bagaimana value stream perusahaan maka dilakukan proses penghilangan pemborosan yang ada pada perusahaan. Beberapa jenis pemborosan  yang mungkin adalah sebagai berikut: 1) Produksi berlebih; 2) Waktu menunggu; 3) Transportasi yang tidak perlu; 4) Memproses secara berlebih atau memproses secara keliru; 5) Persediaan berlebih; 6) Gerakan yang tidak perlu; 7) Produk cacat; dan  terakhir adalah kreativitas karyawan yang tidak dimanfaatkan misalnya kehilangan waktu, gagasan, ketrampilan, peningkatan dan kesempatan belajar karena tidak melibatkan atau mendengarkan karyawan.

Secara teknis proses penghilangan ini dapat dilakukan dengan membagi menjadi aktivitas dua bagian yaitu aktivitas apa saja yang memberikan nilai tambah dan aktivitas apa saja yang tidak memberikan nilai tambah.  Setelah diidentifikasi maka selanjutnya menghilangkan aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah. Dalam proses implementasi perbaikan dapat dilakukan secara instan di perusahaan atau secara bertahap sesuai dengan kemampuan dan kondisi perusahaan.

8. Evaluasi Sistem Apakah sesuai Ekspektasi Perusahaan dan Konsumen

Penghilangan pemborosan yang dilakukan pada tahap sebelumnya kemudian dievaluasi apakah usulan perbaikan ini feasible atau tidak. Di samping itu juga dievaluasi seberapa jauh objective (tujuan awal proses lean) terpenuhi atau tidak. Apakah sesuai dengan ekspektasi perusahaan dan ekspektasi konsumen. Jika seandainya belum maka perlu diidentifikasi lagi hal-hal apa yang belum tercapai dengan melihat kondisi mana yang sudah tercapai dan mana yang belum (kondisi perusahaan). Dengan proses ini maka continous improvement dapat diterapkan di perusahaan. Prinsipnya tiap perbaikan yang telah dilakukan akan menjadi input untuk perbaikan selanjutnya.

Berdasarkan langkah-langkah yang dijelaskan pada metodologi penerapan lean tersebut maka diharapkan perusahaan dapat secara mudah mengaplikasikan konsep lean. Jika digambarkan maka konsep continous improvement yang ditawarkan terhadap fungsi waktu akan tampak pada gambar berikut.

Berdasarkan informasi yang dipaparkan tentang metodologi lean maka secara umum hal penting yang harus dipahami ketika akan menerapkan lean adalah paham tentang konsep lean secara utuh, paham tentang posisi perusahaan saat ini dan paham tentang tujuan atau ekspektasi posisi perusahaan di masa yang akan datang yang ingin kita tuju. Ketiga hal ini tentunya juga harus memperhatikan keinginan konsumen baik itu konsumen internal maupun konsumen eksternal sehingga dapat dipilah aktivitas mana yang added value dan mana yang non added value untuk mengurangi pemborosan.